Entra ano, sai ano, e as fraudes não fazem parte da pauta das estratégias das empresas. À exceção daquelas que estão aceleradas no varejo digital com o e-commerce, são pouquíssimas que trataram este tema para o planejamento de 2022.

A cibersegurança foi um dos temas debatidos no maior evento do varejo internacional. O NRF Big Show, que aconteceu dos dias 14 a 19 de janeiro de 2022 em Nova York. O Ibevar esteve lá com uma delegação de executivos, que participou do NY Retail SUMMIT, realizado no sábado, 15 de janeiro, contribuindo com o painel exatamente sobre esse assunto: A TECNOLOGIA COMO CENTRO DA ESTRATÉGIA DOS NEGÓCIOS DE VAREJO.

Foi discutido a importância da TI para a estratégia dos negócios de varejo, como também, a urgência de se tratar o tema de segurança cibernética. A cibersegurança é um pilar imperativo e base para a inovação escalável.

Pouca atenção dedicada

Eu arrisco dizer que, mesmo as empresas que estão preocupadas com a segurança de seu e-commerce e de tudo que envolve o varejo digital em que estão inserias, falam de fraudes por obrigação e não por entendimento como item chave para uma melhor performance e proteção dos ativos e lucros.

Essa obrigação nos leva a um ponto muito interessante que é uma tratativa sem muita profundidade, sem investimentos e com pouca atenção dedicada. Mas, quando ocorre um ou mais eventos com impactos relevantes, todas os holofotes se voltam para o tema, quando já é tarde demais.

No artigo anterior publicado neste Blog, também de minha autoria, sobre prevenção de riscos para diminuir fraudes no mercado, eu levantei o alerta acerca das ações fundamentais para estabelecer e manter a Cultura Ética nas empresas, que envolve primordialmente as pessoas e como elas se relacionam com os princípios e valores próprios e da empresa.

E neste texto, enfatizo que adicionalmente à estratégia de Prevenção de Fraudes, é importante que o tema em si seja tratado estruturalmente e processualmente. Mas o que isso significa?

Significa muito para a empresa

Significa que em todos os fluxos de processos existentes na empresa, a área de Prevenção de Fraudes deve obrigatoriamente participar para analisar, sugerir e contribuir, aportando experiência e método para mitigar as fraudes, controlar os processos e minimizar as perdas nos negócios.

Na prática, é a área que vai criticar (construtivamente) os processos. Vai pensar como pensam os fraudadores, vai identificar vulnerabilidades, provocar discussões sobre pontos de inflexão e desenvolver controles para detectar, inibir e/ou mitigar as fraudes.

A maioria trata as fraudes através do prisma do impacto (financeiro, operacional, etc.). A Prevenção de Fraudes trata as fraudes através do prisma da Causa Origem (Root Cause, em inglês).

Técnica recomendada

Uma técnica que recomendo para identificar a Causa Origem de uma fraude ou de uma vulnerabilidade processual é os 5 Porquês (Five Whys, em inglês), criada pela Toyota na busca pela qualidade plena de seus processos e surgiu em meados da década de 70 no Japão. Geralmente é utilizada para identificar causa e efeito em problemas simples, com causas diretas, o que representa boa parte dos problemas de uma empresa. Para problemas mais complexos, se faz necessário o uso de técnicas mais elaboradas, análises estatísticas, entre outros.

Que tal um exemplo?

Vamos supor que, regularmente, diferenças de numerário tem ocorrido nas operações de frente de caixa de uma empresa.

Vamos ao uso dos “porquês”:

1. Por que temos diferenças de numerário com frequência nas operações de frente de caixa? Porque nossos funcionários não recebem treinamento adequado.
2. Por que nossos funcionários não recebem treinamento adequado? Porque são direcionados para os postos de trabalho assim que chegam na empresa.
3. Por que são direcionados para os postos de trabalho assim que chegam na empresa? Porque não temos pessoas suficientes para trabalhar.
4. Por que não temos pessoas suficientes para trabalhar? Porque nosso turnover é alto.
5. Por que nosso turnover é alto? Porque não temos uma política de retenção de colaboradores definida na empresa.

Causa Origem: ausência de política de retenção de colaboradores.

Notem que é apenas um exemplo ilustrativo e também que, às vezes pode ser necessário mais que cinco porquês. Mas, é importante entender que esta técnica aprofunda a análise das reais razões de determinada situação na empresa.

A Prevenção de Fraudes deve atuar sistematicamente em PROCESSOS existentes e em atualizações/mudanças. Essa atuação é necessária uma vez que a velocidade de melhoria das fraudes é altíssima, sempre em busca da Vulnerabilidade dos processos e controles.

Se sua empresa não acordou ainda, dê um choque nela! Vamos combater as fraudes!

Por: Anderson Ozawa – Comitê de PRACS – IBEVAR

Autor do Livro “Pentágono de Perdas” | Apresentador do Programa “Perda Zero” | Prevenção de Perdas | Riscos | Auditoria | Fraudes – Published Jan 4, 2022